リモート飲み会の費用は経費になる？会計処理方法や注意点もあわせて解説！
- カテゴリ: その他人事
- 公開日: 2022/9/5
対面で接触する必要がなく準備も簡単なことから、リモート飲み会の需要は今後も高まっていくでしょう。
今回の記事では、リモート飲み会時においての疑問である「費用は経費として計上できるのか」の内容をテーマに
・そもそも経費や会社負担にできるのか
・経費で計上するための注意点
・会計処理の方法
などについて解説していきます。
これからリモート飲み会を開催しようとしている方の参考になれば幸いです。
目次
1. リモート飲み会は経費になる？
懇親会や新年会など、社員に対する福利厚生に該当すれば、その費用を経費として会社負担にすることができます。
しかし、リモートでの飲み会もこの対象となるのでしょうか。
結論、社員同士のリモート飲み会の場合でも、その費用を経費として計上することが可能です。
ですが、飲み会の場所やその目的といった視点から、「どの経費に該当するか」が異なってくるため注意しましょう。
リモート飲み会にかかる経費は３種類に分類できる
先ほどお伝えした通り、飲み会の場所や目的などによって該当する経費が異なります。リモート飲み会での経費は
・交際費
・福利厚生費
・会議費
といった３つの勘定科目に分類ができます。
交際費は、自社以外の人間との接待などを行った場合に支出する費用です。
例えば、得意先や普段お世話になっている協力企業などとの飲み会の場合ですね。
次に福利厚生費は、自社の社員のために行われる慰安を目的とした場合に支出する費用です。
今回のように、「社員とリモート飲み会を行いたい」といった場合はこの福利厚生費に該当してきます。
最後に会議費は、社内で行われる得意先などとの打ち合わせにおいて支出する費用です
例えば、会議資料の作成や弁当代、お茶代などが該当してきます。
しかし、社員同士のリモート飲み会という観点からすると、会議費に該当してくることはないでしょう。
各自で用意した飲み物やおつまみは経費として計上できる
画面越しでの飲み会のため、飲み物やおつまみは勝手には出てきませんよね。・あらかじめ社員に会社側が現金を支給し、用意を各自が行う
・各自、自分のポケットマネーで用意する
いずれかの方法で飲み物やおつまみを準備する必要があります。
実はこうした個人の飲み物やおつまみについても、会社の経費として計上できます。
仮に個人で購入をする場合は、購入に際してのレシートや領収書の保管が必須です。
この点は通常の経費精算と同様な流れになるため注意しておきましょう。
2. リモート飲み会の経費にまつわる注意点とは
歓迎会などと同様に、リモート飲み会も会社の枠組みの中のひとつと捉えることができます。
そうである以上はやはり注意しておきたいことも。
ここでは、リモート飲み会時の経費についての注意点を解説していきます。
具体的には以下の2つに注意しておきましょう。
・会社規定を必ず確認する
・領収書やレシートは必ず保管しておく
会社規定を必ず確認する
飲み会や歓迎会といったイベントは、個人ではなく会社が主体となって行うため、会社規定に則って開催する必要があります。しかし、会社規定でこうしたイベントについての取り決めが記載されていない場合も考えられます。
そうした場合、「業務に関連がないもの」と判断されることも少なくありません。
つまり、リモート飲み会での費用を経費として計上できない可能性も。
仮にリモート飲み会を開こうと考えている場合は、会社規定を必ず確認してから会社に許可を得て開催するようにしましょう。
領収書やレシートは必ず保管しておく
リモート飲み会の際にかかった費用は、必ず領収書やレシートを保管しておきましょう。もちろん、会社のお金を使用して費用を負担するわけですから、物的な証拠が必要になります。
経費として計上できるものを購入した場合、必ずその証拠として領収書やレシートを保管しておきましょう。
3. リモート飲み会の会計処理はどうやって行う？
実際にリモート飲み会を開催した後、経費として計上されるにはどのような手順が必要なのでしょうか。
ここでは詳しく会計方法について見ていきましょう。
領収書の提出
まずはリモート飲み会に使用した費用がわかる領収書を経理担当へ提出します。先ほども解説した通り、領収書が費用の物的証拠になるためです。
しかし、領収書がなく、個人の手書きによるものなどを提出するケースも多く見られます。
こうした本人の手書きによるものは信ぴょう性が薄く、会計監査上でもよい印象を持たれることはありません。
領収書やレシートが紛失しているのに経費を計上している場合、「脱税をしているのではないか」といった疑念を持たれる可能性も。
領収書1枚でも会社側にとっては重要な書類のひとつですので、忘れずに提出を行いましょう。
経理担当による会計処理
経理担当が受け取った領収書をもとに会計処理を行います。リモート飲み会での費用を経費に計上するために仕訳が必要です。
社員同士でのリモート飲み会は多くの場合、「福利厚生費」に該当するので、そうした情報を会計システムなどに入力します。
仮に飲み会参加者が個人で購入を行っている場合は、経理から各自に現金の支給を行います。
開催日や参加人数などを控えておくとよい
念の為、開催日や参加人数などを控えておくとよいでしょう。飲み会で必要になる飲み物やおつまみなど、必ずしも各自が支払うわけではありません。
上司が全員の分を立て替える、参加者同士で立て替えを行うケースも少なくないでしょう。
そのため、参加人数に対して申告数が増減する可能性があります。
飲み会時の状況を把握しておくことで、仮に経理上で問題があった場合でも参加者に詳しい情報を聞くことができます。
4. 会計処理をスムーズに行うには「楽楽精算」が便利！
経理担当は参加者からもらった領収書を処理していきますが、手入力で作業を行っている企業も少なくないでしょう。
手入力では、作業の手間や入力ミスなどの問題が起こりやすいのが難点です。
「どうせなら自動で仕訳してくれるようなシステムがあれば…」
そんな願いを叶えてくれるのが、経費精算システムの楽楽精算です。
楽楽精算では、手入力の工程を激減させ、申請内容の自動仕訳や仕訳データの自動生成などを行ってくれます。
申請内容を事前に設定することができ、「これは経費で通りますか？」といった無駄なやりとりも減らすことができます。
紙書類からの電子化も簡単にでき、領収書をスキャンするだけで簡単に勘定科目等の仕分けを行ってくれるのがポイントです。
紙での申請から経理作業ではかなりの時間を要しますが、楽楽精算を利用することでその作業時間を80％削減することができます。
そんな魅力的な機能もあり、累計8,000社以上が導入を行っています。
「手入力が面倒…」
「もっと簡単に経費精算を行いたい…」
このように感じているなら、楽楽精算を検討を考えてみましょう。
5. まとめ
今回のまとめとして…
・社員同士のリモート飲み会は経費で計上できる
・各自で購入した飲み物やおつまみも経費で計上できる
・経費として計上する際は会社規則や領収書の保管に注意
・領収書は経費として計上するために必要な物的証拠のひとつ
・会計処理をスムーズに行うなら「楽楽精算」の導入を検討する
コロナ禍で窮屈な思いをしている中、やはり飲み会を利用した息抜きは必須と言えます。
せっかくなら、費用面のことも気にせずに楽しみたいものですよね。
この記事で費用面の心配事をスッキリと解決して、リモート飲み会を楽しみましょう。