効果的な業務運営を目指せ！バックオフィス業務の外部委託メリットとデメリット完全解説
- カテゴリ: その他人事
- 公開日: 2024/6/17
中小企業の経営者にとって、日々の業務に追われながらも事務作業をするのは煩わしいものです。
そんな時は、バックオフィス業務を外部委託しましょう。
この記事ではバックオフィス業務を外部に委託することのメリットとデメリット、そして、どのような業務を代行できるのかについて詳しく解説します。
この記事を読むことで、ご自身のビジネスをさらに前進させるための有益な情報を得られることでしょう。
目次
1. バックオフィス業務を外部委託するメリットとは？
バックオフィス業務の外部委託は、中小企業にとって経営資源を最適化し、事業の効率を高める重要な手段です。
バックオフィスを業務を外部委託するメリットは多岐にわたります。
1-1. コスト削減効果
まず、コスト削減は外部委託の最も明白なメリットです。
特に固定費の削減に大きく期待できます。
人件費、オフィススペースのリース料、設備投資などの削減が可能です。
例えば、経理や人事といった専門性が要求される業務を外部の専門業者に委託することで、社内で雇用し継続的に研修を行うコストを削減できます。
さらに、変動費としての支出は業務の量に応じて調整が可能であり、無駄な出費を抑えることができるため、全体の経費管理がより柔軟に行えるようになります。
1-2. コア業務に専念できる
2つ目のメリットはコア業務に集中できることです。
小規模事業主の場合、経営者自身が経理や人事の業務を請け負うことが少なくありません。
バックオフィス業務を外部に委託することで、日々の雑務から解放され、企業の本質的な価値を高める活動により多くの時間とエネルギーを割くことができます。
新たな市場機会のリサーチ、製品開発、顧客サービスの向上といった、直接的に収益に貢献する業務に集中できるようになるでしょう。
1-3. 専門知識の活用
3つ目は特定分野の専門知識を活用できることです。
バックオフィス業務は、特に法的要件が厳格であったり、専門的な技能が求められる場合が多いです。
最新の法規制に適応した運営や税務処理の精度を保つためには専門的な知識が不可欠で、これを社内でカバーするには相応のコストと時間が必要です。
外部の専門家に委託することで、最新の知識と技術で処理することができ、結果的に業務の質を向上させられます。
2. バックオフィス業務を外部委託するデメリットとは？
外部委託には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。
デメリットを理解し、対策を講じることが、外部委託を利用するうえで不可欠です。
ここからはデメリットについて詳しくご紹介します。
2-1. 情報漏洩のリスク
最も重要なデメリットは情報漏洩のリスクです。
バックオフィス業務には企業の財務情報や個人情報が含まれることが多く、これらが外部の第三者に委託されることで、情報が意図しない形で外部に漏れる可能性があります。
委託業者が十分なセキュリティ対策を講じていない場合、企業の機密情報が漏洩することで、法的な問題や信頼の失墜につながるリスクがあります。
そのため、業務を委託する際は業者のセキュリティ対策やプライバシーポリシーを詳細に確認し、契約において情報保護の条項を明確に設けることが重要です。
2-2. 急ぎの業務への対応
2つ目のデメリットは、急ぎの業務への対応力が低下することです。
社内で完結する業務の場合、即座に調整を行うことで対応可能ですが、業務を外部に依存する場合、コミュニケーションの遅延や業者の対応スケジュールにより、迅速な対応が困難となる場合があります。
特に緊急性の高い大きな問題が発生した場合、外部業者が即時に対応できないことでビジネスに重大な支障をきたしてしまうでしょう。
2-3. コミュニケーションの難しさ
3つ目のデメリットは外部に業務を委託することにより、社内スタッフと外部業者間のコミュニケーションの壁が生じることです。
特に業務プロセスや企業文化の違いが原因で、トラブルが生じやすくなります。
これにより、業務の質が低下したり、プロジェクトの進行に遅れが生じることがあります。
定期的なミーティングの設定や明確なコミュニケーションが必要ですが、これには追加の時間とコストがかかることも考慮する必要があります。
3. バックオフィス代行で依頼できる具体的な業務内容
バックオフィス代行サービスには経理・財務、人事・労務、総務・庶務などの業務があります。
ここからはバックオフィス代行で依頼できる具体的な業務内容について掘り下げていきます。
3-1. 経理・財務
経理や財務は企業運営の基盤となる極めて重要な業務です。
具体的には売上の管理、経費の支払い、給与計算、財務報告、税務申告など、日々の取引記録から企業の財政状態を正確に把握し、管理する業務があります。
これらの業務を専門の業者に委託することで、正確で透明性の高い財務報告が可能となり、経営判断の質を向上できます。
また、税法の変更に迅速に対応することも可能となり、税務リスクを低減します。
3-2. 人事・労務
人事や労務は採用活動から退職までの管理をする業務です。
具体的には求人広告の出稿、面接の実施、採用後のオリエンテーション、給与・福利厚生の管理、労務トラブルの対応、研修プログラムの設計・実施などがあります。
外部の専門業者にこれらの業務を委託することで、労務リスクを軽減するとともに、従業員の満足度と生産性の向上を維持できます。
3-3. 総務・庶務
総務や庶務業務はオフィスの日常運営に関わる業務です。
具体的にはオフィスの維持管理、備品の調達、郵便物の管理、保険の手続き、イベントの企画・実施などがあります。
これらの業務もまた、専門業者に委託することにより、社内リソースをより生産的な活動に振り向けることが可能となります。
4. バックオフィスの依頼先を見つける方法
バックオフィス業務を外部に委託する考え方が増えている昨今、多くの企業が効率化を図るために様々なクラウドサービスを活用しています。
ここでは、特に注目すべきバックオフィスサービスをご紹介します。
経理・財務業務を外部に委託する際は、会計業務の完全なアウトソーシングを行うことが一般的です。
例えば、「freee」や「MFクラウド会計」のようなクラウド会計サービスを提供する企業に全ての会計処理を依頼できます。
日常の帳簿記録から経費管理、税務申告までのプロセスを専門家に任せることが可能となり、企業は財務管理の正確性と効率性を高められます。
人事・労務の分野では「ジョブカン勤怠管理」や「MFクラウド給与」などのシステムを利用する企業に勤怠管理や給与計算委託できます。
これにより、勤怠データの収集から給与の計算、社会保険の手続きまでを一手に担ってもらうことが可能です。
専門的な知識を持つ業者に業務を委託することで、法規制の遵守を保ちつつ、人事業務の精度と迅速性を向上させられます。
総務・庶務業務では、「Gozal」や「Bizer」のような総合バックオフィスサポートサービスがおすすめです。
書類の作成や保管、法務サポート、行政手続きなど、庶務関連業務全般をカバーしています。
企業はこれらの業務を外部の専門家に委託することで、日々の運営に必要なサポートを効率良く受けることができ、内部リソースをより戦略的な活動に集中できます。
5. 自社に合ったバックオフィスサービスを見つけよう
経理・財務、人事・労務、総務・庶務といった様々なバックオフィス業務を外部のプロフェッショナルに委託することで、業務の質を保ちながら効率を大幅に改善することができます。
あなたの会社も、今こそバックオフィス業務の外部委託を検討して、ビジネスの拡大と運営のスリム化を図る絶好の機会かもしれません。
信頼できるパートナーと協力して、より大きな成功への道を切り開いてください。