テレワーク開始に必要なものは？会社が整えるべき環境や備品について徹底解説！

カテゴリ: テレワーク備品・消耗品
公開日: 2023/2/20
更新日: 2023/1/5

テレワークが当たり前となった昨今。

急速にテレワークが浸透し、数年前では考えられなかった多様な働き方が生まれました。

様々な企業がテレワーク対応に追われた中、「実はテレワークの導入がまだで、何を準備したらよいのかわからない」という企業も多くいらっしゃいます。

この記事では、

● 一般的なテレワーク

● テレワークで懸念しなければならないこと

● テレワーク環境を整えるツール

を解説しています。

環境整備で、テレワークでの働きやすさや業務効率ははガラッと変わります。

効率よく快適にテレワークをするためにも、整えるべき環境をしっかりと認識しましょう！

1. 一般的なテレワーク

テレワークといっても、企業によってルールや定義も様々ですよね。

一般的なテレワークを導入したいが、何が一般的かわからない…

そんな方のために、ここでは一般的なテレワークについてご紹介します。

1-1. テレワークとは

テレワークとは、「働き方」の一種です。

「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、他にリモートワークや、モバイルワークと呼ばれることもあります。

オフィスに出社して働くのではなく、場所の制約を受けずに働くことを指し、働く場所は自宅に限りません。自宅限定の場合は、在宅勤務と呼ぶことが多いです。

コロナ禍で出社が制限されたことにより、急速に普及しました。

テレワークを実施すると、自分の好きな場所で働くことが可能なため、通勤をする必要がありません。

このことにより、通勤時間を無くすことができるほか、育児や介護で長時間の勤務が難しい方にとっては、ワークライフバランスを取りやすくなるといったメリットもあります。

1-2. テレワークを行う場所

好きな場所で働けるとはいっても、あまりに雑音の多い場所やオープンな場所で働くのは好ましくないといえます。

テレワークを行う場所としては、以下のような場所が想定されます。

自宅

最もポピュラーな場所といえます。

自分の好きな環境を整えることができ、環境も整えやすいでしょう。同居している人以外への情報漏洩リスクも低く、セキュリティ面でも安全といえます。

デメリットとしては、生活スペースと仕事用のスペースを区分けできないと、集中力の低下や効率の低下につながりやすい点があげられます。

環境をきちんと整えることで防止できるので、効率化ツール等を利用して快適な環境を整えましょう。

カフェ

カフェでパソコンをカタカタ、という光景は一度は目にしたことがあるのではないでしょうか。

もはや日常となりつつあるカフェでのテレワークですが、実はデメリットも大きいです。

カフェは基本的にはオープンスペースであるため、情報漏洩のリスクが懸念されます。

また、WEB会議などをする場合は、話している内容がわかってしまう、かつ周囲の雑音が入ってしまう可能性があるため、避けた方が無難です。

情報漏洩のリスクを排除した上で、WEB会議を行わないような業務であれば、カフェでのテレワークは実施可能かもしれません。

ワーキングスペース

自宅で仕事をするのが難しい方や、移動中の時間で仕事をしたい方向けに、時間貸しのワーキングスペースが増えてきました。

ターミナル駅や大きい都市にはほぼあるので、手軽に利用することができます。

主に個室のタイプと、大きな部屋を区切ったタイプがあり、スペースによって声の聞こえ具合やオープン度合いも様々です。

業務をする内容によって、どのようなワーキングスペースがいいのかを考え、選択する必要があります。

1-3. テレワークに必要な環境・備品

テレワークに必要な備品を紹介します。

パソコン

基本的にはどの業務にも必要なのではないでしょうか。

自宅でのみ仕事を行うのであればデスクトップタイプでも問題ありませんが、移動が考えられるのであれば、ノートタイプが便利でしょう。

WEB会議用マイク・カメラ

zoomやTeamsなどでWEB会議を実施するのであれば、マイクとカメラが必要になってきます。

パソコンに元々搭載されている場合は、そちらを使用してもよいでしょう。

顧客とWEB会議などがあるため、質にこだわりたいという場合は、外付けで用意するのがおすすめです。

通信環境

ネットワークに繋げる環境は、ほぼ必須といえるでしょう。

自宅で仕事をする場合は、プライベートで引いている回線、カフェやワーキングスペースで仕事をする場合は、その場所が提供している回線を利用することが多いです。

プリンターやスキャナー

印刷したいときや、書類をPDFにしたいときは、スキャナーやプリンターが必要です。

自身のプリンターやスキャナーを持っている方は私物を利用し、持っていない方はコンビニのサービスを利用することで代替することができます。

1-4. 企業が用意すべき貸与品

パソコン

情報セキュリティの観点からも、パソコンは貸与する方が良いと思われます。

できれば持ち運びや郵送が楽なノートパソコンを貸与する方が良いですが、デスクトップパソコンしかない場合はそちらを貸与してもよいでしょう。

マイクやカメラ

パソコンに元々付いている場合はそちらを利用することで良いですが、ついていない場合は、WEB会議用にマイクやカメラが必要になります。

これは企業側が用意すべき備品であるといえます。

その他の備品については、「あれば便利だが、ないと業務ができないわけではない」という備品になります。

予算に応じて、働きやすさをサポートするかどうかを選択しましょう。

2. テレワークで懸念しなければならないこと

テレワークを実施すると、どうしても目が届きにくい事が多数発生します。

ここでは、テレワークを実施するときに懸念すべきことをご紹介します。

2-1. 情報漏洩のリスク

ほかの社員の目が届きにくいこともあり、テレワークをしていると、オフィスワークでは想像しなかったような不正行為が発生しやすいです。

情報の運搬による盗難・紛失

オフィスからその他の場所へ情報を持ち運びする際、パソコンに情報を入れたり、USBメモリーに入れたりして持ち運ぶことがほとんどかと思います。

その際に、電車に置き忘れてしまったり、盗難にあったりしてしまい、情報を流出させてしまうケースがあります。

パソコンの不正利用による情報漏洩

業務上使用するパソコンは貸与品であることがほとんどのため、業務外に使用してはならないはずです。

しかし、実態としては業務外に使用してしまう人は多いようです。

休憩時間にネットサーフィンをしたり、動画を見たりしてしまうようですね。

その際に、誤って業務の情報を流出させてしまうケースが増えているようです。

オープンスペースで仕事をすることによる情報漏洩

テレワーク特有のリスクとして、オープンスペースでの情報漏洩があります。

オープンスペースで業務を行うことにより、パソコンの画面を覗かれてしまったり、会議の内容が聞こえてしまったりといったリスクがあります。

3. テレワーク環境を整えるツール

テレワークを実施する上で起こるリスクを把握したうえで、それらが発生しないよう、環境を整えるためのツールを導入することも検討に入れる必要があります。

3-1. 従業員管理ツール

テレワーク中に何をしているかわからない、もしかしたら情報流出をさせていたり、サボっていたりするかもしれない…そんな不安を解消してくれるのが、従業員管理ツールです。

従業員のパソコンにインストールすると、画面のスクリーンショットを定期的に取得してくれます。

管理権限を持ったアカウントでは、全従業員のスクリーンショットを見ることができるので、パソコンの不正利用をしたり、情報漏洩させるような危険な行為をしていないか監視することができます。

従業員にそのようなシステムを入れていることを周知することで、怪しい行為をしないようけん制することもできます。

4. まとめ

● テレワークとは働き方の一種で、自分の好きな場所で働くことを指す。

● テレワークには通勤時間をなくしたり、ワークライフバランスをとりやすくなるといったメリットがある。

● テレワークを行う場所としては、自宅やカフェ、ワーキングスペースなどがある。

● テレワークで企業が用意すべき備品は、パソコンとWEB会議用のマイクやカメラ。

● テレワークでは情報漏洩のリスクを懸念しなければならない。

● 従業員の監視ツールとして、定期的にスクリーンショットを保存するシステムが有効

より効率的なテレワークのために、快適な環境を整えていきましょう！