社員のテレワークで使う備品・机・椅子などの経費は？手当の支払い例を解説！
- カテゴリ: 査定・評価
- 公開日: 2022/8/29
テレワークの実施をしようとしても、社員が使う備品・机・椅子などの経費はどこまで適用されるのか考えてしまうでしょう。
他にも、社員に手当を支給する支払い例の詳細をまとめました。
これからテレワークの環境を作るためには、参考になれば幸いです。
本記事では社員のテレワークで使う備品・机・椅子などの経費や手当の支払い例を紹介していきます。
目次
1. テレワークに伴い、会社で負担すべきものとは
社員のテレワークの実施に伴い、会社で負担すべきものを明確にする必要があります。
社員が会社ではなく自宅で業務を行う際には、必ずテレワークの環境を整えるために経費が発生するので会社側が負担をしなければなりません。
テレワークを実施した経験がない会社では、どこまでが会社で負担をするのかを悩んでしまうでしょう。
テレワークを実施するにあたり、会社で負担すべきものを一つひとつ紹介していきます。
パソコン・通信機器
社員のテレワークを行う際には、パソコン・通信機器は業務に必要なものなので会社側が貸付をして負担をしなければなりません。社員のパソコンで業務を行わせるには、リスクやテレワークの環境が整っていない場合があります。
会社のパソコンとは違ってセキュリティー対策が施されていないので、会社の情報の漏れやウイルス感染などが発生する原因になるからです。
他にも、テレワークの環境が整っていない場合があって、社内のチャットやビデオ会議で使用するツールが入っていないため会社で貸付を行う必要があります。
社員のリスクやテレワークの環境を考えると、会社で負担をしなければなりません。
文房具など、業務に必要となる備品
文房具や机・椅子などの業務に必要な備品は、社員のテレワークに欠かせないため会社側が全額負担をしなければなりません。文房具の場合は、会社で使っていたペン・ノートを持ち帰って使うのであれば会社側が負担をする必要はないです。
社員が個人で文房具を購入している場合は、会社が社員の費用を負担しなければなりません。
机・椅子などの備品は社員のテレワークの環境が整っていない場合が多いので、会社が購入費として社員に支給をする必要があります。
文房具や業務に必要な机・椅子などの備品は、会社として社員に手当を払うことを検討したほうがいいでしょう。
シェアオフィスなどの利用料
コワーキングスペースやシェアオフィスなどの利用料も会社で負担をしなければなりません。負担をする際は、社員にコワーキングスペースやシェアオフィスで業務を行う許可を会社として認めた場合のみになります。
社員によっては自宅のスペースが狭かったり、子どもがいて仕事ができなかったりする場合があるためシェアオフィスを利用しなければなりません。
社員の一人ひとりの事情を会社が考慮して、社員のテレワークに必要な環境を整えるために業務の費用として負担をする必要があります。
2. テレワークで使用する備品はどう精算する？
社員のテレワークで使用する備品を精算するには、支払い方法を決めておく必要があります。
テレワークを行う際に会社で精算する方法を明確にして決めておかないと、後にトラブルの原因に繋がるでしょう。
国の法律もあって、労働基準法第89条第1項第5号には「労働者に費用を負担させる場合は、就業規則に定めなければならない」と定められています。
社員のテレワークで使用する備品の精算方法について紹介していきます。
社員に領収書を提出してもらい、会社で費用を負担する
テレワークを行う際には、費用を明確に把握するために社員に領収書を提出してもらいます。出社をしている時に発生しなかった費用がかかってくるので、会社としては費用を正確に見積もる必要があるからです。
他にも、社員が使う備品などの経費を領収書の原本の提出を必須にしている会社が多くあります。
会社に税務署が調査に入った時に、領収書の原本を見せた場合の信頼性が高いため活用することがおすすめです。
会社として社員の費用を正確に把握するには、領収書を提出してもらう必要があります。
「テレワーク手当」として、規定金額を支給する
社員のテレワークに使う備品などを精算するには、テレワーク手当として規定金額を支給をすることを検討するといいでしょう。会社側としてテレワーク手当を支給することで、社員のテレワークにかかる負担の軽減ができます。
会社側が社員のテレワークの負担を軽減すれば、社員のモチベーションを上げたり生産性の向上ができたりしてお互いにメリットになるからです。
他にも、テレワーク手当を導入をすると今まで社員に支給していた手当をより安くできます。
手当を支給していた分を他の経費に使えるので、経営者の立場として経費を削減できるテレワーク手当の導入はおすすめです。
3. 経費の支払いをスムーズにするためには
社員のテレワークを実施する際には、同時に経費の支払いをスムーズにするのも重要です。
会社の経費の支払いがスムーズに行われないと、会社と社員の間でトラブルの発生の原因になります。
テレワークのルールを会社は明確にして、経費の支払いを効率化することでトラブルを防げるでしょう。
具体的にスムーズに経費の支払いを行える方法について、紹介していきます。
支給方法や精算方法など、ルールを明確にする
支給方法や精算方法などの会社内のルールを事前に明確にする必要があります。テレワークの導入をしていない会社では、テレワークに対してのルールが明確になっていないので経費や精算方法について複雑になっている可能性が高いです。
テレワーク手当として精算を行う場合や、一括で支給する方法にする必要性をルールにして作ったほうがいいでしょう。
他にも、社員のテレワークの就業規則の規定に、テレワーク手当の金額や費用の内容を具体的に考えて作り込むことが重要になります。
支給方法や精算方法を会社内でルールを作っておけば、トラブルの原因にならないので明確にしましょう。
経費精算を電子化する
経費精算を電子化することで、テレワークをしている社員の負担を軽減して業務の効率化ができます。経費精算で必要な領収書や請求書を会社に持っていって提出する手間がなくなり、書類の管理をデータで行うことが可能です。
会社に紙を使った提出をする必要がないので、テレワークをする社員が業務に集中できるメリットに繋がるでしょう。
他にも、電子化をすれば領収書や請求書の紛失する恐れや火災などで燃えて消失することがなくなり、会社と社員の間でトラブルになる原因がなくなります。
経費の精算を電子化することで、社員の業務の効率化ができて紛失・消失の恐れがなくなるのでおすすめです。
4. 社員のテレワークで使う備品・机・椅子などの経費は？手当の支払い例を解説！まとめ
社員のテレワークの経費や手当の支払い例について紹介しました。
社員のテレワークの業務で使う机・椅子やシェアオフィスは、会社で負担をすべきものです。
テレワークの精算方法に関しては、社員に領収書を提出してもらったりテレワーク手当として支給する方法があります。
最後に経費の支払いをスムーズにするには、会社がルールを明確に決めて電子化をして社員の負担を軽減することが重要です。
本記事を読んでいただきありがとうございます。